İzmir, kamu kurumlarının ve büyük işletmelerin arşiv yükünü hafifletecek yenilikçi bir çözüme imza attı. İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ tarafından geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, binlerce sayfalık fiziksel evrakı saniyeler içinde elektronik ortama taşıyarak hem belge kaybı riskini ortadan kaldırıyor hem de işlem süreçlerini hızlandırıyor.

Fiziksel arşivlerde yaşanan yer sıkıntısı, belgeye ulaşım zorluğu ve kaybolma riski gibi sorunlara son vermeyi amaçlayan bu sistem, ilk olarak İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ’nin kendi arşivlerini dijitalleştirdi. Geçmişe ait on binlerce belge taranarak dijital ortama aktarıldı ve indeksleme çalışmaları tamamlandı. Bu sayede, kullanıcılara ihtiyaç duydukları evraklara anında erişim imkanı sunuluyor.

Kağıt Tüketimini Azaltıyor, Çevreye Katkı Sağlıyor

Sistemin en önemli faydalarından biri de kağıt tüketimini azaltması. Belgelerin dijital olarak güvenli bir şekilde paylaşılabilmesi, fotokopi ihtiyacını ortadan kaldırarak hem maliyetleri düşürüyor hem de doğal kaynakların korunmasına önemli ölçüde katkı sağlıyor. Bu yönüyle proje, kurumsal verimliliğin yanı sıra çevresel sürdürülebilirliği de destekliyor.

Kamu Kurumlarına Yaygınlaşma Hedefi

İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği bu sistemi öncelikle İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinin kullanımına sundu. Ardından belediyenin hukuk biriminde de uygulanması planlanıyor. Gelecekte ise belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmelerin de bu sistemden yararlanması hedefleniyor. Böylece farklı kurumların arşiv süreçleri tek bir dijital altyapı üzerinden yönetilebilecek.

Saniyeler İçinde Belge Bulma İmkanı

Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, gelişmiş OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fiziksel evraklardaki metinleri okunabilir dijital verilere dönüştürüyor. Kullanıcılar, belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimelerle saniyeler içinde aradıkları belgeye ulaşabiliyor. Ayrıca, QR kod ve barkod destekli takip sistemi, belgenin dijital ortama aktarılana kadarki tüm süreçlerini anlık olarak izlemeyi sağlıyor. Sistem, mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile de entegre çalışabilecek şekilde tasarlandı.

Yüksek Performanslı Dijitalleşme

Yüksek performanslı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisiyle geliştirilen sistem, web tabanlı yönetim ekranları aracılığıyla toplu tarama süreçlerini kolaylaştırıyor. Bu sayede on binlerce sayfalık arşivler kısa sürede dijital ortama aktarılabiliyor. İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, bu sistemle dijital dönüşümü hızlandırmayı ve güvenli bir arşiv yönetimi altyapısı oluşturmayı amaçlıyor.